Auswahl von Dateien

Je mehr Daten bzw. Dateien gespeichert werden, desto schwieriger wird es, diese zu strukturieren. Schnell geht der Überblick verloren. Deshalb sollten Sie – wie bei Unterlagen auf Papier – auch bei Ihren digitalen Daten und Dateien auswählen. Überlegen Sie, welche Daten und Dateien Sie wirklich mittelfristig und ggf. dauerhaft aufbewahren möchten.

Weniger ist mehr

• Unscharfe oder verwackelte Bilder sollten Sie besser aussortieren und löschen.
• Liegen mehrere Bilder von Situationen oder Personen vor, dann wählen Sie am besten zwei oder drei besonders gelungene Aufnahmen aus – und löschen Sie den Rest (oder verschieben diese Dateien zumindest in ein neues Verzeichnis mit der Bezeichnung „xxx_2.Wahl“).
• Gleiches gilt für irgendwelche Entwurfsversionen von Briefen oder anderen Dokumenten. Die endgültige Version zu sichern genügt völlig.

Grundsätzliche Überlegungen

• Für wen wollen Sie die Dateien (z.B. Bilder oder sonstige Dokumente) aufbewahren?
• Welches Interesse werden diese Personen an den gespeicherten Dateien und Daten in der Zukunft vermutlich haben? Wofür werden diese Personen sie voraussichtlich nutzen wollen?

Empfehlungen

• Private Daten werden Sie vermutlich für sich selbst oder für Familienmitglieder bzw. Freunde sichern wollen. Überlegen Sie, welche Bilder, Texte oder sonstige Daten in einem, fünf oder zehn Jahren für Sie oder ausgesuchte Dritte vermutlich noch interessant sein werden.
• Fragen Sie sich: Ist die Nutzung durch Dritte überhaupt erwünscht oder ggf. auch nicht (z. B. tagebuchartige Notizen)? Falls ja, ist die Ablagestruktur und sind die Dateibenennungen erläuterungsbedürftig? Falls nein: Wie können Sie Ihre Dateien gegen die Nutzung durch Dritte schützen?
• Liegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor? Wollen Sie Rechnungen oder steuerlich relevante Unterlagen sichern?
• Erstellen Sie einen Notfallstick: Auf einem USB-Stick sichern Sie Ihre allerwichtigsten Dokumente und lagern eine oder mehrerer Kopien außerhalb Ihrer Wohnung. Wenn es brennt, spart man sehr viel Zeit und Nerven, wenn digitale Kopien von Zeugnissen, Versicherungspolicen, Ausweisen und ähnlichem griffbereit sind.

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