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Dateiablage und Dateinamen

Eine klare Struktur Ihrer Dateiablage und ein einheitliches Konzept bei den Dateinamen erleichtern die aktuelle und langfristige Nutzung Ihrer Dateien.

Das Ablagekonzept

Ihr Ablagekonzept sollte besser einfach als komplex sein. Entscheidend ist, dass es für Sie selbst stimmig ist, damit es von Ihnen intuitiv angewendet werden kann.

Die „Ordner“-Struktur, also die Struktur Ihrer Dateiablage, sollte nach von Ihnen persönlich festgelegten Überlegungen erfolgen. Alles ist richtig, solange es den eigenen Ablagezielen dient und in sich stimmig ist. Damit ist es leicht nachvollziehbar und bleibt es auch bei Erweiterungen.

Beispiele:

Beispiele für die Struktur von Dateiordnern
Beispiele für die Struktur von Dateiordnern

Um sich Anregungen zu holen, sollten Sie im Freundes- oder Kollegenkreis nachfragen, wie andere ihre Dateien sortieren und strukturieren.

Empfehlung

Zuerst sollten Sie sich ein Ablagekonzept überlegen, dessen Ordnung Ihren Bedürfnissen entspricht. Anhand weniger, möglichst unterschiedlicher Beispielfälle sollten Sie das Konzept ausprobieren. Erst dann – ggf. nach entsprechenden Änderungen – sollten Sie mit der Umsetzung in größerem Stil beginnen. So vermeiden Sie ein späteres Umbauen Ihrer Ablagestruktur.

Falls Dokumente (noch) nicht klar in eines der bestehenden Dateiverzeichnisse hineinpassen, kann ein Ordner „Temp“ oder „Noch einzuordnen“ helfen. Eine solche Zwischenablage sollte aber regelmäßig aufgeräumt werden.

Im weiteren Verlauf überprüfen Sie idealerweise in regelmäßigen Abständen, ob Ihre Ablagestruktur noch passt. Ein Hinweis auf Überarbeitungsbedarf ist die Zahl der Dateien, die nicht eindeutig zugeordnet werden können (und daher ggf. in der Zwischenablage landen).
Denn: Je klarer die Struktur ihrer Dateiablage für Sie ist, desto leichter und länger nutzen Sie sie.

Dateinamen / Dateibezeichnungen

Dateinamen sollten eindeutig und möglichst immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Das erleichtert die Auffindbarkeit von Dateien ganz wesentlich.

Dateibezeichnungen sollten außerdem möglichst aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick und ohne die Datei aufrufen zu müssen, erkennen kann, um welches Dokument es sich handelt. Arbeitet man mit unterschiedlichen Versionen einer Datei, so kann eine Versionsnummer hilfreich sein. Sie kann z.B. an den Dateinamen angehängt werden.

Empfehlenswert ist auch ggf. ein Datum in den Dateinamen einzubinden. Damit können häufiger vorkommende Dokumentarten (z.B. Rechnungen) leichter voneinander unterschieden werden. Zudem werden vorhandene Dateien beim Speichern nicht mit einer neuen Version überschrieben. Und schließlich kann dies die Sortierung der Dateien unterstützen.
Aber: Achten Sie darauf, dass Sie das Datum immer nach dem gleichen Schema eingeben.

Beispiel:
Ordner: Finanzen => Rechnungen => Telefon => Telefon_2019
Datei: 2019-01_Telefon
Datei: 2019-02_Telefon

Sonderzeichen und Umlaute

Verwenden Sie im Dateinamen keine Sonderzeichen wie z.B. §, $, % oder &. Andere Systeme als Ihre aktuell genutzer PC kann solche Zeichen unter Umständen nicht lesen oder nicht korrekt anzeigen.
Umlaute (ä, ö, ü) oder typisch deutsche Sonderzeichen wie ß sollten Sie aus dem gleichen Grund auflösen und in ae, oe, ue oder ss wandeln.

Empfehlung

Benennen Sie Ihre Dateien möglichst nach einem einheitlichen Schema. Das erleichtert Ihnen sofort und langfristig die Nutzung ihrer Dateien. Sonderzeichen oder Umlaute sollten Sie möglichst vermeiden.

Zusammenfassung

Eine klare Struktur ihrer Dateiablage und ein einheitliches Konzept bei den Dateinamen erleichtert die aktuelle und langfristige Nutzung ihrer Dateien.

Es gibt Softwarewerkzeuge, die bei der Verwaltung von Dateien und Ordnern unterstützen. Beachten Sie aber, dass die Verwendung von solchen Werkzeugen auch zu einer Abhängigkeit von der Verfügbarkeit des Tools bzw. vom Fortbestehen des anbietenden Unternehmens führen kann.

Weitere Informationen

Dateien benennen und organisieren

Verbund Forschungsdaten Bildung: Dateien benennen und organisieren, DIPF - Leibniz-Institut für Bildungsforschung und Bildungsinformation, 2019,