Speichern

Meist speichert man seine Dateien direkt auf dem Gerät, das man gerade benutzt. Geht das Gerät aber einmal kaputt, sind auch die darauf enthaltenen Bilder, Filme und Dokumente weg – sofern man sie nicht zuvor auf einem anderen Medium gespeichert hat.

Um lange Freude an seinen gespeicherten Inhalten zu haben, gibt es ein paar einfache Prinzipien, seine Dateien zu archivieren. Zum einen sichern Sie die Dateien am besten in mehreren Kopien. Auch eine regelmäßige Kontrolle, ob die Dateien noch richtig aufgerufen und angezeigt werden können, ist empfehlenswert. Außerdem ist es wichtig, weit verbreitete Dateiformate zu nutzen. Dann ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass es auch in einigen Jahren noch Software und Hardware gibt, die die Dateien richtig darstellen können.

Wie und wo speichern?

Beim Speichern folgen Sie am besten einer klaren Struktur der Dateiablage und legen einheitliche Dateinamen an. So haben Sie aktuell einen guten Überblick über alles und können die Dateien auch später wieder leicht finden.

Es gibt verschiedene Medien, auf denen gespeichert werden kann: Interne und externe Festplatten, USB-Sticks, SD-Karten, CDs oder DVDs. Diese Speichermedien werden immer besser und verfügen über immer mehr Speicherplatz. Aber sie sind nicht sehr langlebig und zuverlässig, denn Speichermedien altern unterschiedlich schnell: Festplatten, USB-Sticks und SD-Karten können durch einen Hardwarefehler kaputt gehen, CDs und DVDs zerkratzt werden. Einige altern sichtbar (z.B. die CD, die man in der Sonne liegen lässt), bei anderen bemerkt man Fehler erst dann, wenn man Dateien öffnen möchte. Ist ein solcher Fall einmal eingetreten, kann man die gesicherten Dateien meist nicht wieder herstellen. Deshalb sollten Sie sich nicht auf ein Speichermedium verlassen, sondern lieber auf eine Strategie vertrauen.

3-2-1-Prinzip

Nach dem 3-2-1-Prinzip werde drei Kopien derselben Datei angelegt. Zwei der Kopien werden auf unterschiedlichen Arten von Speichermedien gespeichert. Und eine der Kopien wird an einem anderen Ort gelagert.

Mehrere Kopien derselben Datei zu speichern (es können auch mehr als drei sein) ist deshalb sinnvoll, weil Datenträger nicht zuverlässig vor Veränderungen geschützt sind. Geht die Festplatte des Computers kaputt, hat man im Idealfall immer noch zwei weitere Kopien der eigenen Dateien (z.B. auf einem USB-Stick und in der Cloud) zur Verfügung.

Wenn also Dateien auf verschiedenen Speichermedien archiviert werden, ist das Risiko auf mehrere unterschiedliche „Schultern“ verteilt. Die Wahrscheinlichkeit, dass die unterschiedlichen Speichermedien kurz hintereinander ausfallen oder Fehler aufweisen, ist geringer als bei Speichermedien vom selben Typ und Hersteller.

Für die optimale Sicherheit der Dateien wird empfohlen, eine Kopie getrennt von den anderen aufzubewahren. Dies kann ein anderes Zimmer sein, ein anderer Ort (beispielsweise bei Bekannten) oder in der Cloud. Dann können auch kleine und große Katastrophen (Wasserrohrbruch, Wohnungsbrand) dem privaten Archiv wenig anhaben. Ein Notfallstick (USB-Stick), der vielleicht nur die allerwichtigsten Dokumente wie Scans von Zeugnissen, Ausweisen und Policen enthält, ist schnell erstellt.

Die Information, welche Cloud-Dienstleister genutzt werden sowie wichtige Passwörter für die genutzten Speichermedien sollte man Personen des Vertrauens für den Notfall zur Verfügung stellen.

Regelmäßige Kontrolle

Neben dem mehrfachen Speichern ist auch die regelmäßige Kontrolle der Dateien ein wichtiges Prinzip. So sollte einmal jährlich (stichprobenartig) geschaut werden, ob sich die Dateien noch öffnen lassen und vollständig vorliegen. Mit etwas mehr Aufwand (aber auch mehr Sicherheit) kann die Überprüfung mit Prüfsummen durchgeführt werden. Für jede Datei wird eine Prüfsumme berechnet und gespeichert. Bei der jährlichen Kontrolle wird erneut eine Prüfsumme für die Datei berechnet und mit der gespeicherten verglichen. Stimmen die beiden Prüfsummen nicht überein, ist ein Fehler auf dem Speichermedium aufgetreten. Die Datei sollte durch eine der anderen (fehlerfreien) Kopien ersetzt und das Speichermedium ausgetauscht werden.

Speichermedien austauschen

Generell wird empfohlen, alle fünf Jahre die Speichermedien zu tauschen. Also z.B. alle Dateien von der alten externen Festplatte auf eine neuere externe Festplatte zu kopieren. Viele Speichermedien haben zwar eine längere (versprochene) Haltbarkeit. Dennoch empfiehlt es sich, die Dateien zu kopieren, bevor die ersten Fehler auftreten.

Formate – aufs richtige Pferd setzten

Zum Speichern von Dateien stehen verschiedene Dateiformate zur Verfügung. Damit die Inhalte möglichst lange lesbar sind, sollten weit verbreitete und anerkannte Formate genutzt werden. Diese können sehr wahrscheinlich auch in Zukunft von den meisten Programmen noch gelesen werden.

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