Digitalisierung – Fotos und Dokumente einscannen

Nicht alles, was digital archiviert werden soll, ist auch schon digital vorhanden. Zeugnisse und ältere Versicherungsdokumente liegen im Original zumeist in Papierform vor und sollten als solche auch sicher aufbewahrt werden. Aber das Aufräumen und Sortieren der eigenen Papierfoto-Sammlung kann zum Anlass genommen werden, die interessantesten Bilder zu digitalisieren.

Digitalisierung ermöglicht es, auf einfache Weise Fotos und Dokumente an mehreren Orten zu sichern und Kopien an Familie und Freunde weiterzugeben. Digitalisierung hilft Ihnen dabei, auszumisten und den Überblick zu behalten. Außerdem bewahrt Sie erleichtert Ihnen die Digitalisierung bei einem Verlust der Originale etwa bei einem Hausbrand, einem Wasserschaden oder schlicht durch Unachtsamkeit den Nachweis von Sachverhalten oder die Wiederbeschaffung einer Kopie des Originals.

Auswahl der wichtigsten Dokumente

Das Einscannen von Papierdokumenten ist zeitaufwändig. Daher lohnt es sich vorab zu überlegen, in welchem Umfang und in welcher Reihenfolge Schriftstücke bzw. Fotos digitalisiert werden sollen. Nachweise über bestandene Prüfungen sind von unmittelbarem Interesse, bei umfangreichen Fotosammlungen gilt es Aufwand und Nutzen für sich abzuschätzen. Für wen sind die Daten auch zukünftig wichtig oder interessant? Reichen vielleicht auch einzelne Bilder aus einer umfangreichen Fotoreihe?

Wer bereit ist höhere Kosten zu tragen, kann den eigenen Aufwand minimieren und professionelle Dienstleister mit der Digitalisierung beauftragen. Dies gilt umso mehr, wenn es um umfangreiche Sammlungen von Diapositiven oder Foto-Negativen oder um speziellere Medien geht: Super 8-Filme oder einzelne Videokassetten sind beim Dienstleister gut aufgehoben, denn die eigene Anschaffung eines speziellen Digitalisierungsgeräts lohnt in diesen Fällen kaum.

Wie wird digitalisiert?

Digitalisierung ist ein weitgefasster Begriff: Hier ist damit Einscannen oder Fotografieren eines Originaldokuments gemeint. Ein handelsüblicher Scanner („Flachbettscanner“), wie er häufig auch in günstigen Multifunktionsdruckern integriert ist, reicht für den Hausgebrauch vollkommen aus. Papierfotos können auch in Drogeriemärkten ohne großen Aufwand selber digitalisiert werden. Für Dias sollten Sie spezielle Diascanner einsetzen. Die Scangeschwindigkeit des eingesetzten Geräts ist ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Abschätzung des Aufwands den Sie betreiben wollen oder können. Fehlt ein Scanner können Sie auch auf Selbstbedienung bei Dienstleistern ausweichen: Papierfotos lassen sich in Drogeriemärkten ohne großen Aufwand selber digitalisieren.

Eine Alternative ist die Digitalisierung mit dem Smartphone (oder der Digitalkamera). Beim Fotografieren ist eine ruhige Hand gefragt, aber es gibt verschiedene Apps, die Bilder automatisch geraderücken und zurechtschneiden. Sie sind in der Handhabung ausgesprochen einfach und ermöglichen es, direkt vom Smartphone aus Scans als Bilddateien oder PDFs zu speichern oder in die Cloud hochzuladen.

Beachten Sie, dass eingescannte Schriftstücke als Fotos gespeichert werden und der Inhalt nicht mehr markiert oder automatisch vorgelesen werden kann. Um dieses Problem zu umgehen, können fortgeschrittene Anwender ihre gescannten Dateien durch ein OCR-Programm bearbeiten lassen. Durch OCR werden Worte in einem Scan lesbar gemacht – der reine Textinhalt kann z.B. später durchsucht und in ein Worddokument kopiert werden. Viele Smartphone-Apps zur Scanbearbeitung haben eine zuverlässige OCR-Funktion bereits integriert.

Was ist bei den Scan-Einstellungen zu berücksichtigen?

Grundsätzlich sollte nicht nur die schnelle Erstellung von digitalen „Nutzungskopien“ bedacht werden sondern auch die langfristige Aufbewahrung von Dateien. Für nur kurzfristig benötigte Nutzungskopien reichen im Allgemeinen die voreingestellten Parameter bei Scannern und in den Foto-Apps. Sollen wichtige Dateien auch in 20 Jahren noch sicher lesbar sein – und zwar unabhängig davon auf welchen Medien sie in der Zwischenzeit gelagert werden – dann müssen Sie sich ein wenig mit den Scan-Parametern auseinandersetzen.
Als Faustformel für die Software-Einstellungen beim Scanvorgang gilt:

• Je höher die Scanauflösung, desto länger dauert der Scanvorgang und die Verarbeitung und desto größer werden die resultierenden Dateien. Eine Verdopplung der Scanauflösung führt zu einer Vervierfachung der Dateigröße.
• Für reine Texte (Schriftstücke) reicht für Nutzungskopien eine Scanauflösung von 200 dpi (dots per inch) in Graustufen statt Farbe. Prüfen Sie nach Erstellung des ersten Scans, ob Sie alle notwendigen Details lesen können, ansonsten wählen Sie 300 dpi in Graustufen, für OCR-Bearbeitung immer 300 dpi oder 400 dpi.
• Ein Scan in Schwarzweiß ist nicht empfehlenswert.
• Bei Fotos reicht in aller Regel eine Auflösung von 300 dpi (Farbe), die oft bereits voreingestellt ist.
• Bei der Wahl des Dateiformats gilt es ebenfalls abzuwägen. TIFF-Dateien benötigen im Schnitt zehnmal so viel Speicherplatz wie JPEG-Dateien. Dafür ist die Qualität der Scans höher und das Risiko von Datenfehlern bzw. -verlusten auf Dauer etwas geringer. Dies ist die Variante für langfristig zu speicherne Archivdaten. Wählen sie bei den Speicher-Einstellungen „Baseline-TIFF“ und „ohne Komprimierung“ oder „TIFF-LZW“, wenn Speicherplatz kein Problem ist.
• Für Scans von Papierfotos und sonstigen Abbildungen können Sie neben TIFF auch das Format JPEG verwenden. Bei Fotos, die mit Smartphones erstellten werden, ist das JPEG-Format zumeist voreingestellt. JPEG-Dateien sind rechnerisch komprimiert, d.h. die Dateigröße wird von der Software verringert, darunter leidet die Foto-Qualität und es besteht ein gewisses Risiko, dass die Datei in einigen Jahrzehnten nicht mehr lesbar ist. Die Stärke der Komprimierung kann in den Scaneinstellungen verändert werden. Prüfen Sie in einem Testscan welche Qualität für Ihre aktuellen Zwecke ausreicht.
• Für Scans von Texten sollten Sie nicht JPEG verwenden sondern entweder TIFF oder PDF. Viele Scanner verwenden PDF als Voreinstellung für Texte. Beachten Sie aber, dass die Texte bei einem Scan als Bild gespeichert werden. Im Nachgang ist dann eine OCR-Bearbeitung sinnvoll, damit Textstellen durchsucht und kopiert werden können.

Dateinamen sollten einen knappen-Hinweis auf den Inhalt enthalten sowie eine Datumsangabe zur zeitlichen Einordnung oder Sortierung (nicht das Datum der Scanerstellung), etwa in der Form Jahr_Inhaltshinweis_Fotonummer. Beispiel: 1999_Skiurlaub-Tirol_03.tif. Verwenden Sie im Dateinamen keine Sonderzeichen wie z.B. §, $, % oder & und besser keine Leerzeichen – vielleicht ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Leerzeichen z.B. auf Webseiten bisweilen als Zeichenfolge „%20“ angezeigt werden.

Fertige Scans können mit Bildbearbeitungsprogrammen in ihrer Qualität verbessert werden. Zumeist gibt es automatische Filter für Schriftstücke/Dokumente oder Fotos. Die Einstellungsmöglichkeiten hängen sehr stark vom eingesetzten Gerät bzw. der verwendeten Bildbearbeitungssoftware ab. Bei Schriftstücken ist es meist hilfreich, Helligkeit und Kontrast leicht zu erhöhen um den Text besser lesbar zu machen.

Weitere Empfehlungen

• Stellen Sie sich grundsätzlich die Frage, welche die wichtigsten 100 Dokumente und Fotos sind, die sie digitalisieren wollen und für wen diese zukünftig wichtig sind. Wollen Sie mehr Zeit ins Scannen investieren, können es gerne auch mehr Objekte sein. Diese Sammlung sollten Sie in einem Dateiordner speichern, den Sie besonders benennen, z.B. „Wichtig – persönliche Dokumente von XY“.
• Diesen Ordner mit den wichtigsten Scans (und natürlich den wichtigsten schon digital vorliegenden Dokumenten) sollten Sie in zwei oder besser drei Kopien z.B. auf USB-Sticks und externen Festplatten speichern. Diese lagern Sie an verschiedenen Orten. Für solche „Notfallkopien“ werden Sie (und Ihre Angehörigen) sehr dankbar sein, sollten die Originale verloren gehen oder Unterlagen dringend (ortsunabhängig) benötigt werden.
• Ihre originalen Papierfotos und wichtige Schriftstücke sollten Sie nicht vernichten. Bewahren Sie diese sorgfältig geordnet auf, beispielsweise in beschrifteten Aktenordnern nach Datum sortiert oder –  bei besonders wichtigen Dokumenten – auch in einem Bankschließfach.
• Auf Ihren analogen Papierdokumenten und der Rückseite Ihrer Fotos sollten sie nach dem Scannen notieren, dass diese jetzt digital vorliegen. Dateiname und Speicherort sind sinnvoll. Damit ersparen Sie sich Doppelarbeit und Anderen ggf. aufwendige Recherche.
• Digitale Scans von Schriftstücken werden nicht immer zu Beweiszwecken bzw. als Ersatz der Originale anerkannt. Sollten Sie Ihr Testament einscannen wollen, ist zu beachten, dass die Datei allein nicht rechtsgültig ist – Ihre potentiellen Erben benötigen immer das Original. Im Zweifel liefert eine digitale Datei aber den Hinweis, dass ein entsprechendes Papierdokument überhaupt vorhanden ist. Idealerweise ist der Hinterlegungsort angegeben, entweder in den Metadaten der Datei selbst oder in einer zusätzlich gespeicherten einfachen Text-Datei im txt-Format.

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