E-Mails speichern

Um E-Mails in einem Back-Up zu sichern, gibt es mehrere Wege:

1. Export aus einem E-Mail-Programm
2. E-Mail-Archivierungsprogramm
3. Export aus dem E-Mail-Server des Anbieters

1. Export aus einem E-Mail-Programm

Es gibt unterschiedliche E-Mail-Programme und somit viele verschiedenen Wege, E-Mails oder ganze Postfächer aus einem Programm zu exportieren und auf einem Datenträger zu sichern. Unabhängig von dem genutzten E-Mail-Programm, sollte man vor dem Export noch zwei wichtige Punkte überprüfen: Wie ist mein E-Mail-Programm eingestellt (IMAP oder POP3)? Und lädt es alle Nachrichten komplett herunter?

Nutzt man das IMAP-Protokoll, muss man hier nichts weiter unternehmen. Nutzt man jedoch noch das mittlerweile seltener eingestellte POP3-Protokoll für den Abruf der Mails, sollte man vor dem Export prüfen, ob tatsächlich alle zu sichernden Mails mit dem E-Mail-Programm heruntergeladen wurden.

Zudem sollte man, vor allem wenn man IMAP nutzt, prüfen, ob das E-Mail-Programm die Nachrichten komplett herunterlädt. Um Speicherplatz und Rechenleistung zu sparen sind manche E-Mail-Programme so eingestellt, dass sie zunächst nur die sog. Kopfzeilen (Adressaten, Betreffzeile, Datum) herunterladen. Erst wenn man die Nachricht anklickt werden, werden dann der eigentliche Nachrichtentext und eventuelle Anhänge geladen. Das sollte man vor dem Export der Mails prüfen und gegebenenfalls umstellen, damit man die Mails auch wirklich vollständig sichert.

In Outlook: Extras > Konten > Doppelklick auf das Konto > „Erweitert“ – hier sieht man, ob POP3/IMAP verwendet wird und ob nur die Kopfzeilen geladen werden.

In Thunderbird: Konten-Einstellungen > Server-Einstellungen > „Nachrichten auf dem Server belassen“ (POP3) oder „Nachrichten für Offline-Nutzung herunterladen“ (IMAP).

In Apple Mail: Einstellungen > Accounts > Erweitert – hier findet man die Synchronisationseinstellungen.

Microsoft Outlook

Outlook unterstützt das offene MBOX-Format leider nicht, sondern exportiert die eingebundenen Postfächer als PST-Dateien. Hierfür klickt man zunächst auf Datei dann auf Öffnen und Exportieren und anschließend auf Importieren / Exportieren. In dem sich öffnenden Dialog wählt man In Datei exportieren. Im nächsten Fenster bestimmt man das Dateiformat (PST) und anschließend dann den zu exportierenden Ordner (z.B. Postfach). In dem letzten Fenster legt man den Speicherort fest und gibt an, wie mit Duplikaten verfahren wird.

Da es sich bei den PST-Dateien um ein proprietäres Format handelt, benötigt man, um es nutzen zu können, ein Programm wie Outlook, das mit diesem Format umgehen kann. Bei offenen Formaten wie MBOX ist die Auswahl an (auch zukünftig) verfügbaren und kostenfreien Programmen deutlich größer.

Mozilla Thunderbird

In Thunderbird geht der Export am einfachsten über die integrierte Export-Funktion. Hierbei wird der gesamte Profil-Ordner als ZIP-Datei kopiert.

Dazu klickt man in der oberen Leiste auf den Punkt Extras >Exportieren … und auf den blauen Button Exportieren. Dann muss man nur noch den Speicherort angeben. Das Programm zeigt an, wenn es den Export beendet hat. Die ZIP-Datei enthält alle Postfach-Ordner als MBOX-Dateien und lässt sich einfach auf eine externe Festplatte kopieren oder verschieben. Achtung: die exportierten MBOX-Dateien haben keine Dateiendung (historisch aus UNIX)!

Hat man große Postfächer (über 2 GB), sollte man auf das Tool ImportExportTools NG zurückgreifen. Es handelt sich um eine Thunderbird-Erweiterung, die sich schnell und problemlos installieren lässt und größere Exporte erlaubt. (Siehe Extras >Add-Ons und Themes > Erweiterungen. Hier bei Weitere Add-ons finden nach ImportExportTools NG suchen und installieren.)

Apple Mail

In Apple Mail, dem Standard-E-Mail-Programm in macOS, kann man einen oder mehrere Ordner eines eingebundenen Postfaches markieren und dann über den Eintrag Postfach in der oberen Menüleiste auf Postfach exportieren klicken. Anschließend kann man den Speicherort wählen, z.B. eine Back-Up-Festplatte, und die Ordner samt den darin enthaltenen E-Mails exportieren. Sie werden dann im MBOX-Format gesichert.

2. E-Mail-Archivierungsprogramm

Das Programm MailStore ist eine von mehreren E-Mail-Archivierungslösungen. Die Version MailStore Home ist für Privatanwender/-innen kostenfrei und schnell installiert. Allerdings gibt es das Programm derzeit nur für Windows-PCs. MailStore Home kann die E-Mails aus einem auf dem Rechner installierten E-Mail-Programm oder direkt vom E-Mail-Server des Anbieters sichern. Zusätzlich kann man auch in anderen Programmen erstellte Dateien im EML-, MBOX- oder PST-Format importieren und in der MailStore-Datenbank ablegen.

In MailStore Home kann man noch zusätzlich eine Datensicherung auf einem externen Datenträger (z. B. auf einer mobile Festplatte, auf einem USB-Stick) erstellen.

3. Export aus dem E-Mail-Server des Anbieters

Nutzt man jedoch kein E-Mail-Programm, sondern bearbeitet seine Mails z.B. im Browser auf der Seite des E-Mail-Anbieters (Webmailer), kann es einfacher sein, die E-Mails direkt vom E-Mail-Server zu exportieren.

Hat man seine Mails z.B. bei Google, geht der Export mit wenigen Klicks. Hierzu loggt man sich mit seinen Google-Zugangsdaten auf der Seite https://takeout.google.com ein. In der Liste mit Diensten aktiviert man den Eintrag „Gmail“. Das richtige Format MBOX-Format (und JSON für die Nutzereinstellungen) ist meist schon voreingestellt. Im nächsten Schritt kann man dann das eigene E-Mail-Archiv als ZIP herunterladen bzw. bekommt hierfür einen Link per E-Mail zugeschickt.

Andere E-Mail-Anbieter haben ggf. ähnliche Export-Funktionen, bei einigen E-Mail-Anbietern (z.B. GMX) ist jedoch der direkte Export oder Download von mehreren Mails oder ganzen Postfachordnern eingeschränkt oder gar nicht möglich. Will man nur hin und wieder einzelne Mails sichern, geht das bei allen Anbietern über die Webmailer-Oberfläche. Hier kann man einzelne Mails zumeist im EML- oder HTML-Format speichern. Möchte man jedoch sein gesamtes Postfach sichern, so lohnt es sich, einen E-Mail-Client (ein E-Mail-Programm) oder eine Archivierungssoftware zu installieren und die Mails über diese Software vom E-Mail-Server herunterzuladen.