Der mobile Datenträger für den Notfall

Helena erfährt, dass es in ihrem Freundeskreis einen Wohnungsbrand gegeben hat. Dabei sind auch viele wichtige Dokumente verbrannt. Die Freunde waren während des Feuers nicht zu Hause. Aber selbst wenn sie dort gewesen wären – sie hätten keine Zeit gehabt, auch nur das Wichtigste zu retten.

Das bringt Helena auf einen Gedanken. Sie will für solche Fälle einen kleinen und handlichen Datenträger vorbereiten. Dort möchte sie digitale Kopien von Dokumenten speichern – zum Beispiel Ausweise, den Führerschein und elektronische Dokumente von Banken, Behörden und Versicherungen. Einen kleinen Datenträger kann sie immer bei sich tragen oder an einem sicheren Ort deponieren.

Einiges spricht dafür, den kleinen Datenträger tatsächlich immer bei sich zu haben – auch, um weitere Dokumente schnell hinzufügen zu können. Früh macht sie sich auch Gedanken um einen ausreichend sicheren Schutz der hochsensiblen, personenbezogenen Daten darauf.

Der erste Schritt: Auswahl der Dokumente

Helena stellt zunächst eine Liste mit den wichtigsten Dokumenten zusammen. Zuerst denkt sie dabei an die Geburtsurkunden ihrer Familie, an Versicherungspolicen, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, ihr Testament, Rentenversicherungsnachweise und vieles anderes mehr, was im privaten und beruflichen Umfeld wichtig ist oder einmal werden könnte.

Auswahl von Dateien

Dabei geht es nicht nur um digitale Kopien von gedruckten Dokumenten. Immer zahlreicher werden auch die digitalen Belege z. B. vom Finanzamt oder von Banken und Versicherungen. Sie ist sich bewusst, dass digitale Kopien nicht immer ein vollwertiger Ersatz für das Original sind. Dennoch können sie immens dabei helfen, beim Verlust der Originale wieder offizielle Zweitausfertigungen zu organisieren.

Benennen der Daten – Finden statt Suchen

Nachdem feststeht, was auf dem Datenträger gespeichert wird, überlegt sich Helena eine leicht verständliche, „sprechende“ Ordnerstruktur. Auch die Dateien benennt sie nach einem festen Schema, das sie sich selbst ausgedacht hat. Die Datei- und Ordnerbenennungen sollen simpel und gut nachvollziehbar sein. Das erleichtert ihr selbst zum einen die Suche. Zum anderen macht es die die Daten auch für andere berechtigte Personen verständlich.

Dateiablage und Dateinamen

Ausnahmen bestätigen die Regel: Helena achtet darauf, dass sie die Benennung von originär digitalen Dokumenten z. B. von Behörden nicht verändert. Damit können die Daten auch weiterhin in den Systemen dieser Einrichtungen erkannt und genutzt werden. Oft sind Steuernummern oder andere Identifikatoren in den Dateinamen ein wichtiger Schlüssel, um Dokumente richtig zuzuordnen.

Dateiformate für digitale Kopien gedruckter Dokumente

Nun erstellt Helena digitale Kopien der wichtigsten gedruckten Dokumente. Sie wählt Dateiformate aus, die gängig und damit sicher sind. Exotische Formate meidet sie. Für die allermeisten Dokumente wählt sie das standardisierte Archivformat PDF/A.

Dateiformate

Auswahl des mobilen Datenträgers

Der handliche mobile Datenträger, den Helena auswählt, hat ausreichend Speicherplatz und ist mechanisch widerstandsfähig. Auch die Nähe zu schwachen Magneten, z.B. am Schlüsselbund, ist für nicht-magentische Speicher unkritisch. Der Datenträger muss darüber hinaus für den Schutz mit Passwörtern und einer Verschlüsselung geeignet sein, da er auch verloren gehen könnte. Fremde sollen in keinem Fall Zugriff auf die Daten haben.

In Frage kommen USB-Sticks, das Smartphone oder kleine mobile SSD-Festplatten, die man gut bei sich tragen kann. Im Handel werden auch Festplatten angeboten, die schon über eine Verschlüsselungsfunktion verfügen. Außerdem gibt es USB-Sticks mit einer integrierten Verschlüsselung, die sich mithilfe eines integrierten Zahlenfeldes per Code wieder entschlüsseln lassen. Ansonsten muss man ggf. auf dem mobilen Datenträger auch ein Verschlüsselungsprogramm abspeichern.

Cloudspeicher

Eine weitere Überlegung ist es, die Daten zusätzlich in einer Cloud abzulegen. Dies bietet sowohl Vorteile als auch Nachteile, die Helena sorgfältig abwägt. Eine Cloud-Lösung im EU-Rechtsraum hält für Helena sicherer als ein Hosting außerhalb der EU.

Sicherung der Daten gegen den Zugriff Unberechtigter

Auf dem mobilen Datenträger speichert Helena unter anderem die Liste mit den Zugangsdaten und Passwörtern für die wichtigsten Online-Dienste. Speziell diese Dokumente auf dem Datenträger sind sehr sensibel. Daher ist es sinnvoll, die Daten auf dem mobilen Datenträger zu verschlüsseln. Dafür sucht sie sich gängige Programme aus, die als Open Source Software zur Verfügung stehen und deren Anbieter in unabhängigen Tests als empfehlenswert erachtet werden.

Passwörter

Maximale Sicherheit durch die „3-2-1-Regel“

Da auch ein Notfall-Datenträger fehlerhaft oder zerstört werden kann, legt Helena die Daten nicht nur auf ihrem Notfalldatenträger ab, sondern speichert sie zusätzlich noch auf ihrem Notebook. Einen weiteren mobilen Datenträger hinterlegt sie bei ihrer Mutter in deren Wohnung. Damit befolgt sie die „3-2-1-Regel“: Sie erstellt drei Kopien der Daten, speichert sie auf zwei verschiedenen Speichermedien und lagert eine davon außerhalb.

Speichern

Sie tauscht die Datenträger regelmäßig aus und kontrolliert, ob die Daten noch les- und interpretierbar sind. Ggf. muss sie die Daten ergänzen und aktualisieren oder durch eine noch funktionstüchtige Kopie von einem der anderen Speicherorte ersetzen. Die von ihr erstellten digitalen Kopien plant sie in andere Formate zu überführen, wenn die alten Formate drohen zu veralten.