Peter will endlich mal seine eignen Daten aufräumen. Er will Platz schaffen und sich von nicht mehr benötigten Dateien befreien. Bislang hatte Peter nie richtig Zeit und Muße, diese wirklich systematisch zu sortieren und zu strukturieren – und Überflüssiges zu löschen.
Eine erste Sortierung
In einem ersten Arbeitsschritt will Peter die Dateien auf seinen verschiedenen Geräten und Speichermedien nur aufräumen. So werden identische Kopien anhand ihres Namens auf verschiedenen Geräten überhaupt erkennbar. Erst danach wird er die Dateien, die er weiter nutzen möchte, genauer durchsehen und konkreter strukturieren.
Von seinem gesamten Dateienbestand – auch von externen Speicherkarten und USB-Sticks – macht er zuerst eine Sicherung auf einer „großen“ Festplatte (bei Peter hat sie zwei Terrabyte Speicherkapazität), die er speziell dafür gekauft hat. Dies nur, falls er beim Aufräumen etwas versehentlich löschen sollte. Schließlich gehen die meisten Daten durch menschliche Fehler verloren: Man klickt an der falschen Stelle zu schnell auf „ja“ – und schon ist es passiert.
Peter überlegt im Vorfeld, welche Dateiordner bzw. Dateien und die darin bearbeiteten Themen er gerne längerfristig sichern bzw. benötigen wird. Diese Verzeichnisse und Dateien verschiebt er in ein neu angelegtes Verzeichnis „Sichern“, um sie dann später genauer zu sortieren. In einigen Fällen kann er schon eine Grobsortierung in neu angelegten Unterverzeichnissen vornehmen – soweit das ohne viel Aufwand auf der Grundlage der Namen von Dateiverzeichnissen oder Dateien möglich ist. Alle anderen Dateien, die er nicht mehr braucht, verschiebt er in ein Verzeichnis „Löschkandidaten“.
Auswahl von Dateien
Weiteren Überblick verschaffen
Beim weiteren Aufräumen hilft Peter eine grundsätzliche Trennung: In seinem Fall die zwischen privaten und beruflichen Daten bzw. Dateien. In einem ersten Schritt will Peter sich um die im privaten Zusammenhang entstandenen Daten und Dateien kümmern.
Aufräumen von Peters privaten Daten
Für das Aufräumen seiner privaten Dateien plant Peter Folgendes:
Er legt – ganz subjektiv nach seinen Überlegungen – für diese Dateien erst einmal Dateiverzeichnisse an:
In diesen Dateiverzeichnissen (Ordnern) wird er jeweils Unterverzeichnisse nach Jahren einrichten. Und wenn in einem der Unterverzeichnisse die Dateien nicht mehr überschaubar sind, dann kann er zusätzlich nach Monaten, also z.B. „2024-01“, 2024-02“ usw. unterteilen.
Dateiablage und Dateinamen
Bei Bedarf kann er seine Themenliste jederzeit erweitern oder durch weitere Unterverzeichnisse unterteilen. Insgesamt aber versucht er, eine möglichst grobe Sortierung beizubehalten und darin ggf. nach Jahren oder Monaten zu unterteilen.
Ein Freund, dem Peter seine Unterteilung zeigt, hätte z.T. eine andere Einteilung vorgenommen. Aber sie sind sich schnell einig: Hier sollte jede*r ganz persönliche Einteilungskriterien wählen!
Später wird Peter die Dateien in den Unterverzeichnissen nach und nach ansehen. Viele davon kann er vermutlich löschen und manche wird er auch umbenennen, um zukünftig immer gleich eine Vorstellung davon zu bekommen, worum es sich handelt. Ohne solche sprechende Dateinamen muss er jede Datei aufrufen, um zu erfahren, was ihr Inhalt ist.
Aufräumen von Peters beruflichen Daten
Auch alle seine beruflichen Dokumente und Dateien aus seiner Zeit als Lehrer will Peter aufräumen. Er sucht aus den verschiedenen Verzeichnissen auf seinem PC die Schulunterlagen zusammen und legt sie zunächst nur grob geordnet in einem als Zwischenablage gedachten Verzeichnis „Schule_Orga“ ab. In einem der Unterordner auf seinem PC sind Bilder, die er bei beruflichen Veranstaltungen und Feiern gemacht hat. Soweit er sie direkt zuordnen kann, legt er diese Bilder nach Jahren und dort wiederum nach Ereignissen getrennt jeweils in einem „Bilder“-Verzeichnis ab. Alle anderen Bilder bzw. Bildergruppen, bei denen er unsicher ist, kommen in ein Verzeichnis „Schule_Bilder_klaeren“.
Das grobe Sortieren ging relativ fix, weil Peter zielgerichtet nach den meist auch schon mit „sprechenden“ Namen versehenen Dateien gesucht und andere Dateien ignoriert hat. Beim Rest wird es nun schwierig: Er hat so viele Dokumente zur Unterrichtsvorbereitung im Laufe der Jahre gesammelt und selbst erstellt. Doch: Braucht wirklich noch jemand den Fachartikel von vor fünf Jahren? Und würde wirklich jemand seine sehr individuelle Planung der Unterrichtsstunden nachnutzen wollen? Für ihn selbst war das natürlich sehr hilfreich, aber für andere? Aber was ist, wenn er doch noch mal in irgendeiner Form sein entsprechendes Wissen weitergeben möchte?
Entscheidungshilfe:
Aufbewahren oder gleich löschen?
Die Frage ist also: Was von den Dateien aus seinem beruflichen Leben als ehemaliger Lehrer sollte aufbewahrt werden? Eigentlich nur die „offiziellen“ Informationen, konkret also Dateien, die mit seiner bisherigen Tätigkeit, seinem Ruhestand und anderen beruflichen Dingen in Zusammenhang stehen (und keine personenbezogenen Daten von anderen beinhalten; Stichwort: Datenschutzgrundverordnung = DSGVO). Manche rechnet er nun zum privaten Bereich. Einige wenige andere Unterlagen aus seinem beruflichen Kontext will er zwar bis auf weiteres ebenfalls noch aufbewahren, aber diese Sammlung sollte sehr überschaubar bleiben.
Dafür wählt er folgende Lösung:
Alle verbleibenden Schule-bezogenen Dokumente wird er auf seine Archiv-Festplatte packen und diese in einem Verzeichnis „Schule_unklar_ob_noch_gebraucht“ einlagern (so ähnlich wie mit manchen Kartons beim letzten Umzug). Im Bedarfsfall kann er dann darin suchen. Falls er in zwei oder drei Jahren nicht darauf zugegriffen hat, könnte er diese Dateien vermutlich alle löschen.
Weiteres Vorgehen
Nachdem er sich das Vorhaben ein wenig eingeteilt hat, fühlt sich Peter schon deutlich besser. Und er hat das Gefühl, nach jeder Aufräum-Einheit seinem Ziel ein wenig näher zu kommen – auch wenn das Daten aufräumen manchmal mühselig ist. Aber sein Konzept scheint zu funktionieren. Das Datum der Dateien ist ihm dabei eine große Hilfe – und manchmal sind die Dateien auch schon so benannt, dass er gleich weiß, worum es geht. Ansonsten muss er die Dateien immer einzeln aufrufen, was SEHR mühselig und zeitaufwändig ist.
Wenn es sich anbietet, gibt er den Dateien möglichst gleich „sprechende“ Namen, z.B. „Brief_Claudia_50ster_Geburtstag“. Das macht er nicht mit allen Dateien, aber mit solchen, die ihm wichtig sind. Denn viele Dateien kann er löschen, weil es z.B. Briefentwürfe sind oder unscharfe Bilder oder Kopien von Bildern oder …
Dateiablage und Dateinamen
Einmal im Monat (besser wäre eigentlich nach jeder Aufräum-Einheit) macht Peter eine Datensicherung der neu sortierten Dateien auf einer weiteren externe Festplatte oder in der Cloud seines Vertrauens, denn Datensicherung ist ihm wichtig – erst recht, wo er jetzt so viel Zeit für das Aufräumen seiner digitalen Daten verwendet.
Längerfristig will Peter nach und nach auch die Verzeichnisse mit den Dateien durchsehen, deren Inhalt bislang unklar ist. Mal sehen, wie lange sein Elan anhält.