Alex sichert seine geschäftlichen E-Mails

Vortragsanfrage der örtlichen VHS

Alex hat mit seinem Café und dem Online-Delikatessenverkauf in seiner Heimatstadt eine gewisse Bekanntheit erlangt.

Nun wendet sich eine Lehrende der örtlichen Volkshochschule an ihn. Sie fragt, ob Alex bereit wäre, seine Herangehensweise bei der Sicherung aller geschäftlichen E-Mails in einem Kurs für Start-Up-Unternehmer vorzustellen.

Alex ist zunächst überfragt und bittet um Bedenkzeit. Bisher liegen alle seine Geschäftsmails auf den Servern seines E-Mail-Anbieters, separat hat er keine gesichert. Sie sind auch nur für ihn erreichbar. Im Gespräch mit Helena, seiner Frau, zeigt sich, dass dies in der PR-Agentur anders ist.

Sicherungsmöglichkeiten

Im Gespräch mit seiner Frau zeigt sich, dass er vieles nicht bedacht hatte. Alex und seine Mitarbeiterin haben die Regelung der Stellvertretung nie ganz zu Ende gedacht; und auch Aufbewahrungsfristen für die steuerrechtlich wichtigen, geschäftlichen E-Mails sind nie ausdrücklich Thema gewesen.

Die E-Mail-Sicherung starten

Nach dem Austausch mit Helena, hat Alex beschlossen, nun zügig die Sicherung seiner geschäftlichen E-Mails anzufangen. In den kommenden Tagen spricht er mit seiner Mitarbeiterin, und bindet sie in die Arbeit mit ein.

Im ersten Schritt klären sie, wie sie sich im Fall ihrer Urlaube gegenseitig vertreten. Dies umfasst auch den Zugang zu den E-Mails. Dann gehen sie auf die Informationsseiten des E-Mail-Anbieters, um dort zu suchen, welche Sicherungsmöglichkeiten technisch beim Online-Zugriff gegeben sind. Hier kommen sie schnell an Grenzen. Auch beim Vergleich mit anderen Anbietern zeigt sich: So kommen sie nicht weiter.

Recherche von Tipps zur E-Mail-Sicherung

Also recherchieren sie frei im Internet. Schnell stellen sie fest, dass es einige Informationen zur E-Mail-Sicherung gibt.

So gibt es neben vielen Dienstleistern, auch unterschiedlich komplexe und professionelle Softwares, mit denen Selbstständige oder Privatpersonen ihre E-Mails sichern können. Alex und seine Mitarbeiterin sind sich einig: Ein Dienstleister kommt nicht infrage. Sie möchten lieber eine Software installieren und die Sicherung selbst regeln.

PDF-Ausdrucke

Die technisch einfachste und doch zeitlich aufwändigste Variante wäre es, dass sie alle wichtigen E-Mails als PDF oder PDF/A ausdrucken. Das ist rückwirkend für alle 10 Jahre und weiter zurückreichenden E-Mails nicht machbar. Es macht nur in besonderen Einzelfällen für sie Sinn.

[Dateiformate]

Softwares

Also sehen sie sich die Softwares an. Die Softwares zu verstehen, ist die nächste Hürde. Schnell zeigt sich auch hier, dass sie eine möglichst einfache und intuitive Software-Lösung benötigen, um die Sicherung der geschäftlichen E-Mails im Alltag überhaupt zu schaffen.

Hier gibt es ebenfalls verschiedene Lösungen: Zum einen Archivierungs-Prozesse, die in E-Mail-Programmen beginnen, und Softwares, die allein für die Archivierung von E-Mails entwickelt worden sind.

Sicherung aus dem E-Mail-Programm

Alex installiert das freie E-Mail-Programm Thunderbird auf dem Arbeits-PC, um damit sie die E-Mails von den Servern des E-Mail-Anbieters herunterladen können. Seine Mitarbeiterin und er richten das Programm so ein, dass es sich mit den Servern synchronisiert (IMAP). Das heißt, alle E-Mails werden lokal auf seinen Computer heruntergeladen, bleiben aber auch auf den Servern des E-Mail-Anbieters gespeichert. Um seine E-Mails nun zusätzlich sicher auf einer Festplatte oder an einem anderen Speicherort abzulegen, möchte er die E-Mails aus diesem Programm regelmäßig exportieren. Bei ihrer Recherche zu den empfohlenen Dateiformaten, haben Alex und seine Mitarbeiterin gelesen, dass einzelne E-Mails am besten im EML-Format, und ganze Postfächer im MBOX-Format gesichert werden sollten. Um auf der sicheren Seite zu sein und sich die Arbeit bei der Auswahl zu ersparen, entscheidet sich Alex, gleich sein gesamtes Postfach zu sichern.

In Thunderbird geht das am einfachsten über die integrierte Export-Funktion. Hierbei wird der gesamte Profil-Ordner als ZIP-Datei kopiert. Diese enthält alle Postfach-Ordner als MBOX-Dateien und lässt sich einfach auf eine externen Festplatte kopieren oder verschieben.

E-Mail-Sicherung mit einer Archivierungs-Software

Sie haben auch gelesen, dass es professionelle Archivierungs-Programme gibt, um E-Mails zu archivieren. Eines davon ist MailStore Home. Für Privat-Anwender ist diese Software kostenlos. Das Programm kann sich die E-Mails aus einem bereits installierten E-Mail-Programm wie Thunderbird oder Outlook holen oder die E-Mails direkt von den Servern des E-Mail-Anbieters herunterladen.

Die Postfächer und E-Mails können dann in diesem Programm angezeigt und durchsucht werden. Auch die Anhänge der E-Mails bleiben so erhalten.

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