15-Minuten-Challenge: Dateien strukturieren

Dateien strukturieren lohnt sich

In 15 Minuten kann man sicherlich nicht seine gesamten Dateien strukturieren. Aber eine Viertelstunde genügt, um sich eine Ablagestruktur und eine Regel für die Benennung von Dateien zu überlegen. Deshalb geben wir Ihnen in dieser Challenge praktische Anregungen dafür! Danach können Sie Ihre relevanten Dateien dann einsortieren.
Das Ziel ist: Ordnung zu halten und seine Dateien zu strukturieren!

Ihre Struktur für Ihre Dateien

Überlegen Sie sich eine Ordnerstruktur, die einfach strukturiert und übersichtlich ist. Wichtig ist, dass die Struktur für Sie selbst stimmig ist. Auf diese Weise finden Sie intuitiv alles wieder, was Sie in den Ordnern abgelegt haben. Es ist sinnvoll, die Struktur zuerst mit einigen Beispieldateien auszuprobieren. Auch Erfahrungen aus dem Freundeskreis können hilfreich sein. Wie würden sich andere in Ihrem Ablagesystem zurechtfinden? Wenn Ihre Struktur passt, können Sie nach und nach Ihre gesamten Dateien einarbeiten. Möglicherweise werden Sie die Struktur dabei auch erweitern. Die oberste Ebene der Ordnerstruktur sollte dabei möglichst einfach und übergreifend sein. Zum Beispiel so:

Ordner mit „sprechender“ Bezeichnung

‚Sprechende Bezeichnungen‘ können extrem hilfreich sein. So kann man den Inhalt im besten Fall direkt erkennen. In Ordnern, bei denen es sich anbietet, können Sie auch die Unterordner z.B. chronologisch benennen. Damit diese Ordner chronologisch sortiert werden, sollten sie mit Datumsangaben beginnen, z.B. so

Strukturieren durch Benennung der Dateien

Bei der Benennung der Dateien – z. B.  der einzelnen Urlaubsbilder – können Sie ähnlich vorgehen. Dies kann entweder direkt beim Import von Bildern von Smartphones bzw. Digitalkameras geschehen oder auch später. Sie können Bilder im Dateimanager Ihres Betriebssystems manuell umbenennen oder dies (semi-)automatisch mit Software tun.

Dateinamen sollten eindeutig und möglichst immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Das erleichtert die Auffindbarkeit von Dateien ganz wesentlich. Auf diese Weise können Sie auch unterschiedliche Versionen kennzeichnen. Auch das Datum kann für das Wiederfinden ein guter Hinweis sein. Bei häufiger vorkommenden Dokumenten (z. B. Fotos, Rechnungen usw.) bewährt sich ein festes Datums-Schema recht schnell. Es verhindert auch, dass vorhandene Dateien beim Speichern mit einer neueren Version überschrieben werden. Dieses System erleichtert zudem die Sortierung der Dateien im Ordner.

Eine Foto-Datei könnte dann z. B. heißen:

Urlaub-England-2018-05-<lfd Nummer>.jpg
oder – noch besser sortierbar –
2018-05-Urlaub-England-<lfd Nummer>.jpg

Weitere Tipps zum Thema Dateinamen finden Sie hier!

Länge der Dateinamen und Tiefe der Ordnerstruktur

Insgesamt sollten die verschiedenen Datei- und Ordnerbenennung nicht zu viele Zeichen umfassen. Betriebssysteme setzen hier Obergrenzen. Sie sollten sich rechtzeitig darüber informieren, wie lang so ein Pfad sein darf. Bei Windows 10 kann der Name einer Datei oder eines Ordners bis zu 256 Zeichen umfassen. In älteren Versionen oder anderen Betriebssystemen kann es anders sein. Sofern es sein kann, dass Sie Dateien in andere Betriebssystemumgebungen übertragen, sollten Sie Großschreibung sowie Umlaute möglichst vermeiden.
Auch die maximale Tiefe ihrer hierarchisch angelegten Ordner hängt von Ihrem Betriebssystem ab.

Behandlung von Zweifelsfällen beim Daten organisieren

Es kommt immer mal wieder vor, dass sich Dateien schlecht zuordnen lassen. In diesem Fall parkt man die Datei erst einmal in einem Ordner „Zweifelsfälle“. Suchen Sie später eine Lösung dafür. Vielleicht muss dafür die Ordnerstruktur verändert oder erweitert werden. Auf jeden Fall sollten die Fälle im Ordner „Zweifelsfälle“ regelmäßig bearbeitet werden. Im Laufe der Zeit können Sie die Ordnerstruktur und Ihr gesamtes Ablagesystem immer wieder an neue Verhältnisse anpassen.

Das Kompetenznetzwerk nestor hat auf seinem YouTube-Channel ein kurzes Video zum Thema Datenmanagement veröffentlicht. Schauen Sie doch mal rein!

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