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Familienforschung digital

Martha ist begeisterte Familienforscherin. Ihrer Meinung nach sind die wichtigsten Aspekte des direkten Stammbaums ihrer Familie ausgeforscht. Sie möchte daher einen Schnitt machen und die vorhandenen Quellen sowie ihre Forschungsergebnisse (Stammbaum, Familienchronik etc.) ordnen und archivieren.

Werkzeuge und Materialien der Genealogischen Forschung

Martha hat die Familienforschung noch klassisch auf Papier begonnen. Mittlerweile hat sie eine Genealogiesoftware, mit der sie Stammbäume und Datenblätter erstellt sowie ihre Forschungsquellen verwaltet. Sie ist in diversen Portalen (z.B. GedBas) angemeldet, um die dort angebotenen Recherchewerkzeuge zu verwenden. Zudem hat sie mehrere Newsletter von genealogischen Vereinen abonniert. Ebenso nutzt Martha fachspezifische Rechercheangebote im Internet, die das Durchsuchen und Auswerten von digitalisierten Kirchenbüchern ermöglichen (z.B. archion.de).

Marthas genealogisches Archiv umfasst :

  • Papierkopien, Abschriften und Scans von Kirchenbüchern
  • Papierkopien, Abschriften und Scans von Geburts-, Eheschließungs- und Sterbeurkunden und anderen Lebenszeugnissen ihrer Vorfahren
  • Analoge Fotos von Vorfahren (ein Teil davon bisher digitalisiert)
  • Digitale Fotos von ihrer eigenen Familie, Kirchenbucheinträgen, Grabsteinen etc.
  • Professionell digitalisierte Ortsfamilienbücher und Adressbücher (z.B. von archion.de)
  • Analoge und gescannte Zeitungsausschnitte

Martha möchte in einem ersten Schritt Ordnung in ihre Daten und Dokumente bringen. Hierfür muss sie auch entscheiden, was sie dauerhaft erhalten will und was sie vernichten bzw. löschen kann. Zudem muss Martha entscheiden, welche Dokumente sie in Papierform aufbewahren will. Auf jeden Fall sollte sie alle Originale aufbewahren, auch dann, wenn diese schon digitalisiert sind.

Formate

Ihre Forschungsergebnisse und Datenbank-Inhalte werden aus der Software exportiert und in einem langzeitstabilen Dateiformat aufbewahrt :

  • Für Stammbäume und Familiendaten hat sich das Format Gedcom (*.ged) durchgesetzt, das mittlerweile von fast jeder Genealogie-Software beherrscht wird. Da Gedcom text-basiert ist (*.txt), bzw. in neueren Versionen als XML-Version vorliegt, bietet es auch für die Langzeitarchivierung die besten Voraussetzungen.
  • Beim Export gehen aber die Verknüpfungen zu eingebundenen Dokumenten (Fotos, Urkunden) verloren. Daher besteht in Genealogie-Software sehr oft die Möglichkeit, Datenblätter mit Daten und Quellenangaben zu einer Person oder einer Familie anzulegen. Hier sollte der Export in ein langzeitstabiles Textformat (PDF/A) erfolgen.
  • Familienchroniken, Ortsfamilienbücher, etc. sollten ebenfalls in ein langzeitstabiles Textformat (PDF/A) exportiert werden.
  • Bei allen Textdokumenten (Datenblättern, Familienchroniken etc.) reicht PDF/A alleine als Speicher-Format nicht aus, weil der Inhalt nicht mehr weiter bearbeitet werden kann. Wenn Marthas Nachfahren die Dokumente bearbeiten und fortführen wollen, sollte sie Texte zusätzlich zumindest auch als txt-Datei speichern. Die zusätzliche Speicherung in einem Textverarbeitungsprogramm (.docx) kann auch sinnvoll sein. Allerdings können hier schon nach wenigen Jahren Probleme beim Öffnen von Dateien mit der dann neuesten Programmversion auftreten.
  • Die Datenbank eines Genealogie-Programms sollte, falls möglich, auch csv-Datei exportiert uwerden. Dann können Verknüpfungen der Dokumente und Forschungsergebnisse später zumindest ansatzweise nachvollzogen werden. Die Exportdatei sollte Martha mitarchivieren.

Dateiformate

Genealogische Forschung strukturieren

Martha erstellt einen eindeutig bezeichneten Projektordner (z.B. „Familienforschung“, „Ahnen“ oder  „Genealogie“) und baut darin die Ordnerstruktur auf. Innerhalb des Projektordners legt Martha auf oberster Ebene die Forschungsergebnisse (die kompletten Stammbäume in Gedcom-Format, Familien-Chronik etc.) ab. Diese Ergebnisse, können so leicht aufgefunden und bei Bedarf aktualisiert werden. Beim Aufbau dieser Struktur gibt es natürlich keinen Königsweg. Es ist aber sinnvoll, sich am Forschungsergebnis selbst zu orientieren. Dieses besteht aus:

  • Familienlinien (väterlicherseits/ mütterlicherseits)
  • Nebenlinien Generationen (Eltern, Großeltern, Urgroßeltern etc.)
  • Einzelne Personen (enthält dann alle Dokumente zum betreffenden Familienmitglied/ Vorfahren),

womit schon eine Ordnerhierarchie vorgegeben ist.

Zudem sieht Martha einen Ordner vor, in dem stammbaumübergreifende Dokumente abgelegt werden. Dieser Ordner kann dann nach Dokumententypen untergliedert werden

  • Familienfotos
  • Digitalisierte Ortsfamilienbücher
  • Noch nicht ausgewertete Quellen

An dieser Stelle ist auch Platz für die exportierten Datenbankinhalte im CSV-Format, die man in einem Ordner „Datenbank“ ablegen kann. Wer größeren Aufwand nicht scheut, kann auch die gesamte Datenbank an dieser Stelle als SQL-Export (“Dump”) oder in einem anderen Format zusammen mit der Installations-Datei der Genealogie-Software hinterlegen. Der SQL-Export lässt sich vielleicht zukünftig mit vertretbarem Aufwand wieder auslesen. Exporte in CSV-Dateien sind zwar leicht lesbar und enthalten alle Inhalte der originalen Datenbank, aber die Datenbankstruktur ist weitgehend verlorengegangen.

Ordner- und Dateibenennungen

Bei einzelnen Personen achtet Martha darauf , dass sie Ordner und Dateien umgekehrt benennt. Zuerst gibt sie den Nachnamen und dann die Vornamen der Vorfahren an. Dadurch können Dateien und Ordner in der Dateiverwaltung (etwa im Windows Explorer) alphabetisch nach dem Nachnamen angeordnet werden. Bei der Benennung der Dateien ist es sinnvoll, weitere Informationen wie Jahreszahlen oder Art des Dokumentes direkt in den Dateinamen zu schreiben, z.B. Huber_Johann_Friedrich_Geburtsurkunde_1902.pdf). 

Dateiablage und Dateinamen

Ein weiteres genealogisches Ordnungsmerkmal ist die sogenannte Vorfahrenbezifferung. Bei jedem Vorfahren wird entsprechend der Verwandtschaftsverhältnisse eine eindeutige Nummer zugeordnet. Mit dieser Systematik werden Vorfahren mit gleichem (Vor)Namen eindeutig unterschiedlich gekennzeichnet.

Eine klare Struktur mit eindeutigen Benennungen ist wichtig, da die im Genealogie-Programm niedergelegten Verknüpfungen beim Export nach Gedbas verlorengehen (können). Das leichte Wiederauffinden der nun nicht mehr verknüpften Dateien sollte über Namen, Orte oder Vorfahrenbezifferung möglich sein. Zur Erklärung legt Martha pro Ordner auch ein Datenblatt mit den Informationen zu den dort enthaltenen Quellen ab. Solche Datenblätter können in der Regel auch mit der Genealogie-Software erstellt und in ein textbasiertes Format konvertiert werden.

Speicherung der Forschungsergebnisse

Bei der Archivierung der Forschungsergebnisse orientiert sich Martha an ihrer Vorgehensweise bei der Speicherung ihrer Fotos.

Speichern

Familienforschung für die Öffentlichkeit

Marthas Forschungsergebnisse enthalten Informationen, die auch für andere Forscherinnen und Forscher, z.B. Historiker, Heimatforscherinnen, interessant sind. Sie überlegt, ob sie ihre Forschungen einem Genealogieverein oder einem Archiv anbieten soll. Vielleicht schreibt sie auch selbst einen Aufsatz in in einer Fachpublikation (Computergenealogie, Familienforschung). Hierbei muss sie vorsichtig sein bei der Veröffentlichung von Dokumenten mit sensiblen persönlichen Informationen. Zwar dürfen grundsätzlich Tatsachen verbreitet werden (z.B. eine NSDAP-Mitgliedschaft), aber es wird bei Rechtsstreitigkeiten immer im Einzelfall entschieden, ob im Rahmen des Persönlichkeitsrechts etwa ein „Achtungsanspruch“ verletzt wurde. Auch bei der Veröffentlichung von Fotos muss sie sich an die entsprechenden rechtlichen Vorschriften halten.

Persönlichkeitsrechte

Urheberrecht

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